PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.
Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.
Gambar 1. Analogi diagram PERT
Dari gambar 1 dapat diamati bahwa setiap arah panah akan menunjukan suatu urutan pengerjaan. Seperti pekerjaan 1 dilakukan terlebih dahulu (start), kemudian bisa dilanjutkan oleh pekerjaan 2, 3, 4, setelah itu pekerjaan 5,6. Titik 7 adalah titik finish dimana pekerjaan terakhir dilakukan dan merupakan akhir dari sebuah proyek. Selain menunjukkan suatu urutan pengerjaan diagram PERT juga menunjukan suatu keterikatan antar pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan. Keterikatan itu dapat dilihat dengan contoh pekerjaan 2, 3, 4 hanya dapat dilakukan jika pekerjaan 1 sudah selesai dilakukan.
Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga sebagai pekerjaan pararel (pararel task atau concurrent task). Selain itu terdapat juga sebuah aktivitas yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau aktivitas yang harus dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan aktivitas lain, dan jumlah pekerja yang dibutuhkan.
LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUKAN PERENCANAAN DENGAN PERT
Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu:
1. Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone).
Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.
2. Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan.
Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan.
3. Membuat suatu diagram jaringan (network diagram).
Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah.
4. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.
Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari, minggu, bulan, dan tahun.
5. Menetapkan suatu jalur kritis (critical path).
Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambah waktu suatu aktivitas pada tiap urutan pekerjaan dan menetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek. Biasanya sebuah jalur kritis terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu pengerjaannya. Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penanda waktu yang dapat membantu dalam menetapkan jalur kritis, yaitu :
• ES – Early Start
• EF – Early Finish
• LS – Latest Start
• LF – Latest Finish
Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram.
6. Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek.
Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai dengan diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata. Sebuah diagram PERT mungkin bisa digunakan untuk merefleksikan situasi baru yang belum pernah diketahui sebelumnya.
KARAKTERISTIK PERT
Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.
Ciri-ciri jalur kritis adalah:
• Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.
• Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.
• Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.
KARAKTERISTIK PROYEK
• Kegiatannya dibatasi oleh waktu; sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya.
• Dibatasi oleh biaya.
• Dibatasi oleh kualitas.
• Biasanya tidak berulang-ulang.
MANFAAT PERT
1. Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.
2. Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.
3. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek.
4. Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan.
5. Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.
CPM - Metode Jalur Kritis
Pada tahun 1957, DuPont mengembangkan metode manajemen proyek yang dirancang untuk mengatasi tantangan menutup pabrik kimia untuk pemeliharaan dan kemudian restart tanaman setelah perawatan telah selesai. Mengingat kompleksitas proses, mereka mengembangkan Metode Jalur Kritis (CPM) untuk mengelola proyek tersebut.
CPM memberikan manfaat sebagai berikut:
* Memberikan tampilan grafis dari proyek.
* Prediksi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
* Acara kegiatan apa saja yang penting untuk menjaga jadwal dan yang tidak.
CPM model kegiatan dan peristiwa dari proyek sebagai jaringan. Kegiatan yang digambarkan sebagai node pada jaringan dan peristiwa yang menandakan awal atau akhir dari kegiatan digambarkan sebagai busur atau garis antara node. Berikut ini adalah contoh diagram jaringan CPM:
CPM Diagram
Langkah-langkah dalam Perencanaan Proyek BPT
1. Tentukan masing-masing kegiatan.
2. Tentukan urutan kegiatan tersebut.
3. Menggambar diagram jaringan.
4. Perkiraan waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan.
5. Identifikasi jalur kritis (jalan terpanjang melalui jaringan)
6. Update diagram CPM sebagai proyek berlangsung.
1. Tentukan Aktivitas Individu
Dari struktur rincian pekerjaan, daftar yang dapat dibuat dari semua kegiatan dalam proyek. Listing ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menambahkan informasi urutan dan durasi dalam langkah-langkah selanjutnya.
2. Tentukan Urutan Kegiatan
Beberapa kegiatan tergantung pada penyelesaian lain. Sebuah daftar dari pendahulu langsung dari masing-masing kegiatan ini berguna untuk membangun jaringan diagram CPM.
3. Gambarkan Diagram Jaringan
Setelah kegiatan dan sequencing mereka telah didefinisikan, diagram CPM dapat ditarik. BPT awalnya dikembangkan sebagai suatu kegiatan pada node (AON) jaringan, tetapi beberapa perencana proyek lebih memilih untuk menentukan kegiatan di busur.
4. Estimasi Kegiatan Waktu Penyelesaian
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap kegiatan dapat diestimasi dengan menggunakan pengalaman masa lalu atau perkiraan orang berpengetahuan. BPT adalah model deterministik yang tidak memperhitungkan variasi rekening dalam waktu penyelesaian, sehingga hanya satu nomor yang digunakan untuk memperkirakan waktu kegiatan itu.
5. Identifikasi Jalur Kritis
Jalur kritis adalah jalur terpanjang durasi melalui jaringan. Arti penting dari jalur kritis adalah bahwa kegiatan yang terletak di atasnya tidak dapat ditunda tanpa menunda proyek. Karena dampaknya terhadap keseluruhan proyek, analisis jalur kritis merupakan aspek penting dari perencanaan proyek.
Jalur kritis dapat diidentifikasi dengan menentukan empat parameter berikut untuk setiap kegiatan:
• ES - waktu mulai paling awal: waktu yang paling awal di mana aktivitas dapat mulai diberi bahwa kegiatan preseden yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
• EF - waktu selesai paling awal, sama dengan waktu mulai paling awal untuk kegiatan ditambah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas.
• LF - waktu selesai terakhir: waktu terakhir di mana aktivitas dapat diselesaikan tanpa menunda proyek.
• LS - waktu mulai terakhir, sama dengan waktu selesai terakhir dikurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas.
Waktu slack untuk kegiatan adalah waktu antara waktu mulai awal dan terbaru, atau antara waktu selesai paling awal dan terbaru. Slack adalah jumlah waktu yang suatu kegiatan dapat ditunda masa lalu, mulai awal atau menyelesaikan awal tanpa menunda proyek.
Jalur kritis adalah jalur melalui jaringan proyek di mana tidak ada kegiatan yang kendur, yaitu jalan yang ES = LS dan EF = LF untuk semua aktivitas pada path. Sebuah keterlambatan penundaan proyek jalur kritis. Demikian pula, untuk mempercepat proyek perlu untuk mengurangi total waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan di jalur kritis.
6. Update CPM Diagram
Karena proyek berlangsung, waktu penyelesaian tugas yang sebenarnya akan dikenal dan diagram jaringan dapat diperbarui untuk menyertakan informasi ini. Sebuah jalur kritis baru mungkin muncul, dan perubahan struktural dapat dilakukan dalam jaringan jika perubahan persyaratan proyek.
CPM Keterbatasan
BPT dikembangkan untuk proyek-proyek kompleks, namun cukup rutin dengan ketidakpastian minimal dalam waktu penyelesaian proyek. Untuk proyek rutin kurang ada ketidakpastian lebih dalam waktu penyelesaian, dan ketidakpastian ini membatasi kegunaan dari model CPM deterministik. Sebuah alternatif untuk CPM adalah model perencanaan proyek PERT, yang memungkinkan berbagai jangka waktu yang akan ditentukan untuk setiap kegiatan.
